Organiser l'assemblée générale de son association : convocation, quorum, présence et PV

L'assemblée générale (AG) est le moment fort de la vie d'une association : on y vote le budget, on renouvelle le bureau, on décide des orientations. Une AG bien tenue rassure les membres et les partenaires. Voici comment la préparer et la dérouler sans stress.

1. Préparer l'assemblée

• Convoquez à temps : envoyez la convocation et l'ordre du jour dans les délais prévus par vos statuts (souvent 15 jours avant).
• Précisez le format : présentiel, en ligne ou hybride. Pour le distanciel, ajoutez un lien visio (Google Meet, Teams, Zoom) dans la convocation.
• Listez les points : rapport moral, rapport financier, votes, questions diverses.

Avec Agorum, vous planifiez la réunion (date, lieu, lien visio, départements concernés, ordre du jour) et convoquez les participants en quelques clics.

2. Gérer la présence et le quorum

Le quorum, c'est le nombre minimum de membres présents pour que les décisions soient valables. Pour le calculer, il faut une feuille de présence fiable.

• À l'entrée, faites émarger chaque membre, ou mieux, affichez un QR code de présence : chacun le scanne avec son téléphone et se déclare présent. Le quorum se met à jour automatiquement.
• Marquez chaque participant Présent, Absent ou Excusé.

C'est beaucoup plus rapide qu'une feuille papier, et la liste est exacte.

3. Voter les décisions

Pour les délibérations (budget, élection du bureau, modification des statuts), un vote clair évite les contestations. Un vote en ligne permet à chacun de s'exprimer depuis son téléphone, en mode nominatif ou anonyme, et les résultats sont calculés instantanément.

4. Rédiger le procès-verbal (PV)

Le PV est la mémoire officielle de l'AG : il consigne les décisions, les votes et les présents. Rédigez-le pendant ou juste après la séance, puis clôturez l'assemblée. Un PV propre est indispensable pour vos démarches administratives et vos bailleurs.

Questions fréquentes

Que faire si le quorum n'est pas atteint ? Vos statuts prévoient généralement une seconde convocation, sans condition de quorum. Notez-le dans le PV.

Peut-on tenir une AG 100 % en ligne ? Oui, si vos statuts l'autorisent. Le lien visio, le vote en ligne et un PV suffisent.

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